3 Dicas para Trabalhar com Etiquetas com Informação Variável

Post atualizado em 11/2017

Informação variável é o termo que se usa quando é preciso imprimir uma grande quantidade de etiquetas, mas cada uma delas tem informações únicas e específicas. Por exemplo, etiquetas postais, cada uma com um endereço. Ou em produtos no qual o número de série é individual para cada aparelho. Qualquer tipo de numeração sequencial ou aleatória é considerada informação variável.

Com a tendência cada vez maior de rastreabilidade, ou seja, identificação de toda a cadeia produtiva da fonte até o consumidor, a impressão de etiquetas com informação variável só tende a aumentar.

A melhor forma de criar essas etiquetas é por meio de uma impressora térmica, que gera a imagem com um cabeçote aquecido, com bastante velocidade e precisão, a um custo muito mais baixo que impressoras a laser ou jato de tinta. Há dois tipos impressão térmica: impressão térmica direta (TD), que utiliza um papel reativo que entra em contato diretamente com o cabeçote, e impressão por termotransferência (TT), onde o cabeçote aquece um filme tintado (ribbon), transferindo a tinta para o papel.

Para ver melhor as diferenças, vantagens e desvantagens destes métodos de impressão, leia o artigo: Como escolher entre Transferência Térmica (TT) ou Impressão Térmica Direta (TD)

Informação variável pode ser uma dor de cabeça para a empresa se não for trabalhada com cuidado. Números de série repetidos, produtos sem marcação de lote e validade, ou a impressão de dados deslocada e de difícil legibilidade são alguns dos problemas que podem surgir sem o devido cuidado em todas as etapas de impressão de etiquetas.

1. Escolha com cuidado o material de impressão

Há papéis e filmes que se adaptam melhor à impressão térmica. Mais importante que isso, é preciso verificar com cuidado a combinação de fatores. Alguns filmes exigem um determinado tipo de ribbon, e alguns ribbons demandam configurações de temperatura mais alta ou mais baixa na impressora.

Assim, para um ótimo resultado e maior velocidade de impressão, sem enroscar ou paradas na linha, comece primeiro com o material da etiqueta, o frontal. Quais as necessidades que você precisa para ele? Precisa resistir a rasgos, a umidade, atrito ou outros agentes? Escolhido o frontal, seu fornecedor de etiquetas será capaz de apontar um ribbon adequado para ele. Às vezes o ribbon varia de uma marca para outra, e alguns testes são necessários.

Também cabe lembrar que existem variados tipos de ribbon, cada um com suas especificidades. Há ribbons para impressão que suporte atrito, ou calor, ou umidade. Também há ribbons de temperaturas mais baixas, que permitem uma velocidade maior na impressora. Escolhido o ribbon adequado, é hora de configurar a temperatura certa no cabeçote de impressão, pensando na troca “qualidade x velocidade de impressão”.

2. Procure automatizar o sistema

Os erros mais comuns na impressão variável vêm de falhas humanas. Muitas vezes a informação variável é copiada e colada no programa de etiquetas, ou importada de planilhas. Quanto mais manual o processo, maior a chance de falha: alguém pode digitar um número errado, ou copiar um segmento incorreto para a impressão.

Por isso, quanto mais robusto o seu sistema, maior será a efetividade na impressão. Se o número do lote, por exemplo, passar diretamente do ERP para o sistema de impressão, será sempre preciso.

Na Promtec temos um caso especial, um cliente cujo número de série precisava ser sempre exato, não poderíamos pular ou repetir qualquer um. Com um agravante: são vários modelos de etiqueta, em quantidades diferentes, mas utilizando uma única sequência numérica. Se antes o cliente nos enviava uma planilha com a numeração, desenvolvemos um sistema simples que gera esses números, sempre únicos e considerando as perdas no início da impressão, que acontecem quando são trocadas as configurações da impressora. Isso dá mais segurança ao cliente, que terá sempre suas etiquetas com a numeração correta.

3. Faça a impressão no próprio local de aplicação de etiquetas

A grande vantagem de impressoras térmicas é que são bastante compactas de de uso simples. Assim, é possível colocá-las no próprio local onde as etiquetas serão utilizadas, como por exemplo, na mesa da recepção para a impressão de etiquetas de crachá, diretamente na expedição da fábrica, ou no armazém de logística, onde as etiquetas com os endereços de destino são impressas e aplicadas.

A impressão no próprio local de uso diminui qualquer confusão quanto ao lote e reduz a necessidade de controle preciso de estoque. Passar um rolo de etiquetas na frente de outro não será um grande problema, por exemplo. Se elas já estiverem impressas, é necessário o uso na ordem correta.

Você também pode encomendar suas etiquetas pré-impressas. Ou seja, todas as informações que são repetidas, como a marca, o endereço do remetente e qualquer outro elemento decorativo são impressas pela Promtec, e a impressora térmica imprime apenas o que será variável, como o número de série, lote, validade e informações daquele produto específico. Isso melhora o acabamento da etiqueta, que assim pode ser colorida (impressoras térmicas imprimem uma única cor, geralmente preto).

Não é preciso se preocupar com a impressão “saindo fora” das margens, pois impressoras de etiquetas têm sensores para detectar e posicionar a impressão sempre no mesmo local, mesmo após milhares de etiquetas.

Há apenas duas situações onde não é possível a impressão no próprio local. Quando o negócio é pequeno e não compensa a compra de uma impressora térmica e quando a impressão precisa resistir a grandes agressões, como etiquetas de patrimônio ou determinados tipos de etiquetas para a indústria química. Nesse caso, é feita uma laminação por cima da impressão térmica, que aumenta muito a durabilidade dessa impressão.

Seguindo esses três cuidados a informação variável deixa de ser um bicho de sete cabeças e se torna uma grande vantagem logística e comercial da sua empresa. Para saber como podemos ajudar você com impressão de informação variável, entre em contato conosco.