Como fazer inventário com códigos de barras

Post atualizado em 08/2019

Um controle adequado de inventário é uma necessidade a qualquer empresa. Seja um bom gerenciamento de suprimentos, para que nenhum item falte, ou precisão na administração do estoque para garantir o abastecimento aos seus clientes. Falhas de inventário custam caro e são a diferença entre um atendimento ágil ao cliente ou semanas esperando um item chegar.

Se muitas empresas ainda utilizam o velho caderninho de papel para controlar o inventário, essa realidade tem mudado rapidamente. Segundo uma pesquisa encomendada pela fabricante de equipamentos Zebra com empresas do mundo todo, 82% dos respondentes pretende trabalhar com códigos de barras em todo o estoque até 2020,e 41% já pretendem ter adotado outras tecnologias ainda mais avançadas, como RFID.

Qual o problema da minha planilha do Excel?

O problema de um sistema manual de controle de inventário é que a sua atualização é prejudicada pela falta de tempo no dia a dia da operação. O funcionário nem sempre consegue atualizar os dados, que rapidamente deixam de refletir a realidade do estoque físico.

Outra grande questão são os erros manuais na digitação dos números e dados dos produtos, o que gera até casos de produtos "fantasmas", que existem no estoque, mas não no controle, e chegam a ficar anos perdidos no galpão até terem que ser descartados, ou seja, perda de espaço e dinheiro.

Outro problema comum do mal gerenciamento de estoque: muitas vezes a empresa tem quase todas as peças necessárias para atender a um pedido, faltando apenas um único item. Todo o projeto então deve parar e esperar, o que gera atrasos e reclamações. Com um controle automatizado de estoque é possível saber exatamente que peças estão no fim antes mesmo delas terminarem.

Por fim, há também o tempo da equipe em gerenciar todo esse controle manual de inventário, que às vezes precisa parar um dia inteiro por ano para contagens e atualizações.

Como funciona o controle de inventário com códigos de barras

Primeiro é preciso determinar um processo de controle de inventário. Existem diversas empresas que fornecem consultoria nessa área, além de venderem software e equipamentos destinados a empresas de todos os tamanhos. Na Promtec trabalhamos apenas com o fornecimento das etiquetas e suprimentos para impressão térmica, por isso vamos abordar esse assunto superficialmente.

Um dos sistemas mais práticos é o controle por códigos únicos. Desse modo, cada item em seu estoque terá um código de barras único, que será a identificação do item no sistema. Dependendo da sua indústria, muitos segmentos já trabalham com rastreabilidade de produtos. Nesse caso, cada item já têm um código de barras único, que pode ser aproveitado no seu sistema.

O controle do inventário é feito de modo automatizado, controlando principalmente os pontos de entrada e saída.

Ao entrar no inventário, o item ganha uma etiqueta com um código de barras único, que é escaneada e adicionada ao sistema. O projeto também pode contar com uma padronização de localização, que já mostra exatamente onde o item será posicionado, para garantir que seja encontrado rapidamente quando for necessário.

Ao sair do inventário, o item também deve ser escaneado, para que o sistema dê baixa naquele item. Assim já poderá alertar para a necessidade de novos pedidos.

Mesmo sem um controle muito preciso na entrada e saída, ao trabalhar com um inventário automatizado a recontagem de estoque pode ser feita muito mais rapidamente do que no controle manual.

Equipamentos necessários

Fazer um controle de inventário automatizado pode ser bastante simples. Existem soluções para diversos perfis de empresa e tamanhos de estoque. Deixando os sistemas mais complexos aos consultores, vamos abordar o básico: qual é o equipamento mínimo para controle de inventário com código de barras?

Uma impressora de etiquetas. Essa impressora pode ser uma pequena impressora de mesa, um equipamento barato e de fácil manutenção.

Um software específico. Embora seja possível ler os códigos de barras do seu inventário e importá-los para o Excel, nós recomendamos investir um pouco em um software que poderá fornecer várias vantagens, como a geração dos códigos para a impressora, controle de localização do item no estoque e alertas quando o volume estiver baixo.

Um leitor de códigos de barras. Existem diversos tipos de equipamentos e faixas de preço. Existem leitores manuais que podem ser levados ao galpão e equipamentos de mesa mais adequados ao registro de entrada e saída do inventário. Para processos mais automatizados os leitores podem estar integrados a linhas de montagem ou nas saídas para transporte. Para pequenos volumes também existem opções de leitores de códigos de barras para smartphones. Embora interessantes em um primeiro momento, a longo prazo eles podem não ser vantajosos pela demora na leitura.

E claro, com o sistema funcionando, você precisará de um fornecedor de etiquetas confiável para mantê-lo abastecido! Afinal, etiquetas e rótulos também são suprimentos essenciais que não podem faltar.