Como gerenciar impressoras: rotina de manutenção

Post atualizado em 04/2024

Imagine a seguinte situação: uma clínica tem cerca de vinte impressoras térmicas responsáveis por imprimir desde o crachá dos visitantes, as pulseiras de controle, etiquetas de receituário e até rótulo de medicamento de pacientes.

De repente uma dessas impressoras deixa de funcionar por algum motivo. A equipe atendida por aquela impressora, frustrada, mas cheia de trabalho, apenas redireciona as impressões para outro equipamento, e passa a andar uma distância maior para pegar as etiquetas, além de demorar mais para fazer as impressões.

Ao mesmo tempo, a outra impressora passará a trabalhar em dobro, e pode não dar conta da demanda, ou logo ficará sem suprimentos. A equipe de TI responsável por resolver o problema é notificada somente muito tempo depois.

O cenário acima é muito próximo da realidade não só em clínicas, mas em vários cenários. Os colaboradores às vezes estão muito ocupados ou sem treinamento para notificar os responsáveis, gerando paradas e gargalos que poderiam ser prevenidos.

A solução para este problema é o gerenciamento remoto de impressoras, aliado a uma boa rotina de manutenção.

Enquanto o modo mais simples de ligar uma única impressora é diretamente a um computador, quando se trata de várias impressoras térmicas, há grande vantagem em ter um painel de controle central, com avisos importantes (fim da etiqueta ou ribbon, ou impressora parada, por exemplo). Isso diminui tanto o tempo de resposta aos problemas e reduz a necessidade de treinamento dos colaboradores que atuam próximos às impressoras.

Algumas fabricantes, como a Zebra, oferecem softwares especializados para esse gerenciamento, que permite que um único operador faça ajustes, atualização de firmware e copie automaticamente certos parâmetros para todas as impressoras da rede.

Mas mesmo um bom gerenciamento remoto não isenta a empresa de fazer a manutenção preventiva das impressoras. Uma limpeza do cabeçote e roletes a cada troca de mídia aumenta muito a vida útil do equipamento e previne problemas.

Limpeza e Verificação dos Equipamentos

Nós sabemos que nem sempre é possível fazer a manutenção nas trocas de suprimentos, muitas vezes o serviço não pode parar.

Por isso vale a pena montar uma agenda de limpeza e verificação dos equipamentos. O período vai variar de acordo com a quantidade de impressões feitas por dia nos equipamentos, mas recomendamos no mínimo uma vez por mês, ou mais caso seja feita mais de uma troca de mídia por dia.

Essa rotina também é necessária para verificar se a impressora está atuando dentro dos parâmetros de qualidade especificados, particularmente importante na impressão de códigos de barras. Um defeito pequeno, como um risco em branco, provavelmente não vai chamar a atenção dos colaboradores, mas é a diferença entre um código de barras legível ou não.

Durante a manutenção, faça a limpeza da impressora, e depois imprima algumas etiquetas de teste. Você pode utilizar uma ou etiqueta da própria linha como parâmetro, se não tiver problemas com códigos sequenciais ou dados variáveis. Ou pode fazer a impressão da etiqueta de teste da impressora (FEED test, no caso de impressoras Zebra) para isso. Em ambos os casos, você pode guardar uma etiqueta de referência para comparação.

Modelo de Rotina de Manutenção:

Estas são sugestões de etapas. Você pode alterar de acordo com o seu cenário de impressão:

• Verifique se não há riscos ou falhas de impressão nas etiquetas, e se a impressão não está opaca ou borrada.
• Confira o alinhamento horizontal da etiqueta. Uma boa impressora geralmente possui margem mínima na variação horizontal entre etiquetas, menor que 3mm. Se estiver maior que isso as etiquetas podem ter sido colocadas erradas ou problema de configuração de software.
• Confira o alinhamento vertical da etiqueta. Se estiver desalinhada, pode ser algum probleminha no sensor (sujeira, por exemplo), ou pode ser necessário apenas fazer a calibragem novamente.
• Confira o código de barras da etiqueta, se houver. O ideal é analisá-lo em uma ferramenta de diagnóstico, mas se não tiver, pode fazer a verificação com um leitor de códigos de barras (as etiquetas podem estar saindo "aparentemente normais", quando na verdade os códigos estão pouco legíveis!)
• Confira na saída da impressora se todas as etiquetas do rolo estão sendo impressas, ou se o equipamento está pulando algumas. Se for o caso, é preciso fazer a calibragem.
• Imprima uma etiqueta com os parâmetros (CANCEL Self Test, no caso das impressoras Zebra) e compare com os valores ideais registrados anteriormente. Você também pode conferir esses parâmetros no painel de controle da impressora.

Impressoras térmicas são bastante robustas, mas também são flexíveis! Podem ser ajustadas para a impressão de diversos tipos de etiquetas, com diferentes configurações de ribbons. Uma checagem constante dos seus parâmetros e uma boa manutenção preventiva evita problemas com as etiquetas mais adiante no fluxo de trabalho.