Como imprimir dados variáveis?

Dados variáveis é a impressão automática de diferentes conteúdos em cada folha ou etiqueta, sem a necessidade de gerá-los manualmente.

Impressão de dados variáveis é muito utilizada em etiquetas postais, geradas a partir de um banco de dados com centenas ou milhares de endereços cadastrados.
Outro uso muito comum é em etiquetas seriadas, que contém um número único em cada, pode ser sequencial ou gerado a partir de cálculos matemáticos, com verificação de autenticidade. Como por exemplo: etiquetas de patrimônio, etiquetas de identificação única de produtos ou etiquetas de segurança.

Onde imprimir dados variáveis?

A resposta depende do que você precisa imprimir, e da quantidade. Dessa forma, fica a escolha entre uma impressão caseira, gráfica rápida, online ou gráfica especializada.

• Para pequenas quantidades:
  • sem a necessidade de alta qualidade, vale a impressão caseira, usando etiquetas em folha e o recurso de mala direta do Word.
  • com um acabamento melhor, algumas gráficas rápidas e online podem entregar o que você procura.
  • pequenas tiragens ou impressões frequentes sem a necessidade de alta resolução, recomendamos a impressão térmica. Você pode adquirir uma impressora térmica (de etiquetas) ou encomendar um lote de etiquetas pré-impressas em uma gráfica especializada, como a Promtec.
• Para grandes quantidades, quando há necessidade de uma impressão com alta resolução e acabamento premium, entre em contato com a Promtec. Fazemos rótulos em impressão digital de altíssima resolução em uma infinidade de materiais, inclusive materiais duráveis ou papéis especiais texturizados recomendados para rótulos de vinhos e bebidas.

Impressora para dados variáveis

Qualquer impressora digital, térmica, laser ou jato de tinta pode imprimir dados variáveis, desde que use o software correto (veja abaixo).

Impressoras de grande volume, como offset, flexográfica e serigráfica não imprimem dados variáveis, pois são processos que dependem de uma matriz de impressão repetida várias vezes.

Em ambientes profissionais, o mais comum é ter uma impressora de etiquetas ou uma impressora térmica adequada para impressão de um volume maior de etiquetas, sejam elas repetidas, únicas, ou com dados variáveis.

Leia também: 5 critérios para escolher a Impressora Térmica de Etiquetas ideal

Quando contratar uma gráfica para impressão de dados variáveis?

Os cenários mais comuns para se contratar uma gráfica para a impressão das etiquetas com dados variáveis são:

• Pedido único, quando existe a necessidade dessas etiquetas para um projeto específico, que não se repetirá com frequência.
• Etiquetas com material diferenciado, como alta durabilidade ou alta resistência a atrito. Na Promtec podemos fazer a impressão das etiquetas com dados variáveis e sobrelaminação (filme aplicado sobre a etiqueta impressa, aumentando sua durabilidade). É o caso de etiquetas de patrimônio, etiquetas seriadas para peças de motores, e etiquetas de segurança, por exemplo.

Para pedidos muito pequenos, há algumas gráficas rápidas que podem fazer essas etiquetas.

Já em pedidos maiores, ou recorrentes, é ideal fazer suas etiquetas em gráficas especializadas, como a Promtec. Temos experiência em impressão de etiquetas de dados variáveis a partir de planilhas ou bancos de dados com milhares de números. Assim como um rígido processo de controle de qualidade, para garantir que todos os itens foram devidamente impressos.

Software para impressão de dados variáveis

Há diversos softwares capazes de lidar com dados variáveis, a maioria deles a partir de planilhas em Excel ou de arquivos CSV.

Imprimindo Mala Direta pelo Microsoft Word

O Microsoft Word utiliza o termo "mala direta" para dados variáveis, e os importa a partir de uma planilha em Excel.

Para utilizá-la, no Microsoft Word 2007, vá até à guia "correspondências", clique em "Iniciar Mala direta" no grupo "Iniciar Mala direta" e, em seguida, clique em "Passo a passo" pelo "Assistente de mala direta".

Veja as informações completas na ajuda oficial da Microsoft.

Imprimir dados variáveis pelo software Pimaco

O software da Pimaco, fabricante de etiquetas adesivas muito vendidas em papelarias, também gerencia dados variáveis. Basta clicar no botão "Mala Direta Pimaco", e em seguida "Importar Origem de Dados" para selecionar a planilha em Excel com as informações.

Para mais informações, consulte a ajuda do software da Pimaco.

Imprimir dados variáveis por outros programas de etiquetas, como o Bartender ou ZebraDesigner

Um dos programas de etiquetas mais comuns que acompanha impressoras térmicas é o Bartender. Possui um sistema robusto de integrações que permite criar etiquetas de dados variáveis a partir de planilhas, arquivos de textos ou diversos sistemas de banco de dados, como SQL Server, Oracle, SAP ou OLE DB.

Você consegue gerar numeração sequencial, seja crescente (progressiva) ou decrescente (regressiva), incluindo alguns padrões numéricos como repetições, fórmulas simples, prefixos, sufixos, inclusive com letras. No entanto, a ferramenta de integração (importação de uma planilha) não está disponível nas versões mais simples do aplicativo, que geralmente acompanha a impressora. É preciso adquirir uma licença.

Já as impressoras Zebra acompanham o software ZebraDesigner Essentials 3. Da mesma maneira, sua versão gratuita permite criar arranjos alfanuméricos, mas não permite a importação de dados variáveis, somente a versão Pro, que precisa ser adquirida.

Imprimir dados variáveis a partir do Elgin ByLabel.

O software ByLabel é compatível com a versão L42 da impressora Elgin, que é capaz de importar dados de planilhas, Bancos de Dados e Access. Atenção quanto ao modelo, a versão suportada é a L42, não é a L42 Pro, nem a L42 DT, nem a TT042.

Para utilizar dados variáveis, vá em “data source” nas propriedades de um texto ou código de barras. Então, selecione “Database” na propriedade “data format”. Então basta configurar a fonte dos dados variáveis para o banco de dados, seja Excel, Access, ou outro formato.

Imprimir dados variáveis a partir do IDAutomation Free Barcode Label Design.

Um software gratuito que permite a impressão de dados variáveis (via arquivo CSV ou Excel) é o Free Barcode Label Design Application, da fabricante IDAutomation.

A versão gratuita do programa é indicada para mala direta e impressão de dados variáveis. Porém, não tem suporte a códigos de barras (somente Code 39), o que limita bastante a sua aplicação em cenários corporativos.

Para saber como usar dados variáveis no software, acesse a ajuda do programa.

Dados variáveis: importados e gerados ou de ambiente

Há dois tipos principais: importados de planilhas ou bancos de dados e gerados automaticamente por meio de algoritmos.

No primeiro, os dados são importados a partir de planilhas ou banco de dados. Nos casos mais simples, campos de texto ou número a partir de planilhas do Excel, uma linha para cada etiqueta ou impressão. Em situações mais complexas, há integração com o banco de dados da empresa, e a impressão também é registrada no banco de dados, para evitar duplicação, aumentando a segurança.

Dados variáveis gerados são códigos numéricos ou alfanuméricos criados no momento da impressão a partir de fórmulas matemáticas, ou algoritmos. É o caso de etiquetas sequenciais e diversos números de controle (número de série, código de acesso, verificação de autenticidade, entre outros).

A confirmação de autenticidade é feita por números de verificação. Um ou mais números da sequência é gerado por uma operação matemática a partir dos outros. Assim, um número aleatório ou sequencial será detectado como falso.

Não é preciso criar uma planilha ou banco de dados com os códigos, pois são gerados automaticamente pelo software no momento da impressão.

Variáveis de ambiente também são dados gerados, mas a partir de dados conhecidos, como data, horário, local de impressão, informações do computador, entre outros. Inclusive é possível fazer operações matemáticas com esses dados (imprimir a data de fabricação e calcular automaticamente a data de validade).

Exemplos de dados variáveis

Dados de correspondência

Esse é o cenário clássico do uso de dados variáveis. A partir de uma planilha de contato ou banco de dados, é impressa uma série de etiquetas com o nome do destinatário, assim como o seu endereço completo, já pronto para a empresa de logística ou Correios.

Por exemplo:

Rótulos para brindes personalizados em eventos

Outro cenário muito interessante em dados variáveis é a impressão de rótulos personalizados para garrafas de vinho ou outras bebidas; brindes de eventos como casamentos, celebrações empresariais, entre outros.

Os desafios neste cenário é o uso de cores: impressora térmica imprime somente em preto, e impressão caseira tem resolução muito baixa para um bom acabamento, minando o efeito especial de ter um rótulo com seu nome.

Há duas soluções, cada uma com vantagens específicas:

1. Fazer por impressão digital

Uma gráfica especializada, como a Promtec, garante um rótulo com acabamento de primeira, cores vivas e resolução equivalente aos rótulos profissionais. Com a impressão digital é possível fazer dados variáveis mais elaborados, como rótulos diferentes para cada setor da empresa, com variação de cores e até mesmo utilizar uma foto diferente em cada rótulo, impressionando quem for recebê-lo.

No entanto, fazer rótulos personalizados pode ter um alto custo no projeto, dependendo da quantidade de rótulos. O custo de fazer seu rótulo na Promtec, com alta qualidade, se torna equivalente a um de gráfica rápida quando chega a cerca de 1.000 unidades.

(Obs.: a Promtec não cria arte de rótulos, recebemos a arte-modelo e o banco de dados ou respectivos arquivos.)

2. Fazer um modelo de rótulo e imprimir o preto (dados variáveis) separadamente em impressão térmica

Essa é uma opção muito interessante, que pode ser a mais econômica em alguns casos. Os rótulos são impressos com espaço de respiro onde serão impressos os nomes dos recebedores posteriormente via impressão térmica.

Uma das grandes vantagens deste método, é a possibilidade de imprimir os dados variáveis momentos antes da entrega. É possível, por exemplo, coletar os nomes na entrada do evento e fazer a impressão dos rótulos ou etiquetas dos brindes que serão distribuídos na saída.

Etiquetas para controle de patrimônio

Outro caso típico de dados variáveis, as etiquetas de patrimônio têm um código único, tanto em número quanto código de barras, que pode ser sequencial ou com controle de autenticidade. Os números são gerados pelo software na hora da impressão.

Quando a empresa esgota a primeira série de etiquetas basta adquirir mais, continuando a partir do último número ou seguindo a mesma lógica.

Controle de acesso (comandas, pulseiras, etc)

Toda etiqueta, pulseira ou comanda com um número único é impressa em lotes, por meio de sistemas de geração de dados variáveis. Isso é feito tanto por uma gráfica especializada, quanto pela própria empresa ou evento.

Case: Dados variáveis para baterias automotivas

Um dos desafios que resolvemos na Promtec, foi a impressão de etiquetas com dados variáveis para baterias automotivas. As etiquetas precisavam ter alta resistência e serem impressas com código único e individual, sem números repetidos ou faltantes.

A solução foi desenvolver um software específico para atender a este cliente. Com base na planilha enviada com as quantidades de cada produto, o software gera automaticamente as impressões dos números sequenciais, sem intervenção humana no processo, portanto livre da possibilidade de erro de digitação.

Leia mais sobre o case: Etiquetas para Baterias Automotivas

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Você tem um desafio envolvendo dados variáveis? Precisa imprimir etiquetas a partir de planilhas, bancos de dados ou gerar códigos únicos? Temos mais de 30 anos de experiência resolvendo problemas em materiais adesivos e impressão para nossos clientes.