Etiqueta de patrimônio: por que é importante e como fazer a gestão dos ativos físicos da maneira correta

Post atualizado em 12/2023

A etiqueta de patrimônio é um dos componentes da Gestão Patrimonial da empresa. Apesar do tamanho pequeno, é um item fundamental na boa gestão dos ativos físicos, essencial para a credibilidade financeira, seja qual for o tamanho e a quantidade de bens.

Neste artigo falaremos de maneira introdutória sobre métodos de controle patrimonial e dicas preciosas para escolher a etiqueta certa para os seus bens.

Por que fazer o controle do patrimônio

Ter pleno domínio financeiro do ativo imobilizado é essencial nos cálculos de custo operacional de qualquer empresa. Ativo imobilizado é o nome que se dá para o conjunto de bens físicos necessários à atividade da empresa, tais como: prédios, máquinas, equipamentos eletrônicos, computadores, móveis, veículos, entre outros.

Com a correta gestão do patrimônio é possível estimar custos com maior precisão, calcular depreciação, prever e planejar aquisições e evitar prejuízos. Além disso, garante mais segurança em documentos financeiros como balanço patrimonial e previne surpresas em auditorias.

Quando a gestão de patrimônio é bem feita:

• Todos os pertences da empresa estão classificados digitalmente, separados em categorias, classificáveis de acordo com sua depreciação, vida útil e outros critérios.
• Cada item tem um código único, visível e rastreável pelo software de gestão de inventário utilizado pela empresa.
• O processo está em constante atualização.

Como fazer o inventário patrimonial: da planilha à etiqueta

É importante ressaltar que a gestão patrimonial contém dois processos interligados:

• A gestão eletrônica dos ativos, que pode ser feita em planilhas ou softwares específicos para tal função;
• A identificação física do bem como ativo inventariado, para referência futura (etiqueta de patrimônio).

Além disso, precisamos enxergar o controle patrimonial como um processo em constante atualização. Os movimentos do ativo físico (depreciação, quebra, perda, furto) devem ser refletidos na contabilidade. Não basta fixar a etiqueta uma única vez e esquecer.

1. Planejamento

A primeira etapa de um controle de inventário bem feito é o planejamento. Qual software será utilizado? Quais os campos obrigatórios e opcionais acerca de cada item? (Número do bem, ano, marca, descrição, local estacionado, centro de custo, estado de conservação, colaborador responsável.)

Uma parte importante do planejamento da gestão do patrimônio é estabelecer os parâmetros do ativo imobilizado. Espera-se que os itens tangíveis sejam usados por mais de um ano e tenham valor relevante (ou seja, um computador deve entrar na conta, um mouse não. Cabe à empresa definir a régua de corte). Nesta etapa, listam-se, mesmo que de maneira prévia, todos os bens que serão inventariados.

Definida a parte técnica, é preciso escolher o responsável pelo processo de inventário. Em muitas empresas a responsabilidade acaba diluída entre setores, o que pode acarretar em perda de informação e processo truncado. Também é preciso detalhar um cronograma de operação: pontos de início e fim do levantamento, frequência de checagem e avaliação do inventário e processos a serem seguidos na aquisição ou baixa de bens.

2. Defina o modelo da etiqueta

Há diferentes tipos de etiquetas possíveis para inventário. Recomendamos as etiquetas de patrimônio feitas de poliéster, por serem as etiquetas duráveis que atendem a maior parte dos casos. Confeccionadas com adesivo de alta gramatura e ótima durabilidade, pode ser fixada em diferentes materiais, como metais, plásticos, vidro, etc. É muito resistente à abrasão e tem excelente estabilidade dimensional.

A vantagem do poliéster sobre outras também utilizadas (como alumínio) é sua flexibilidade: é possível aplicar sobre superfícies curvas. Também temos etiquetas de alumínio, recomendadas para maquinário pesado.

Defina o tamanho da sua etiqueta de patrimônio e as informações contidas: a Promtec faz etiquetas em diferentes tamanhos, de acordo com a necessidade do cliente, mas as dimensões mais comuns são 40x20mm e 46x15mm. Geralmente coloca-se o logo da empresa e um código de barras ou QR-Code como identificador único.

Se o bem a ser etiquetado for de alto valor, é possível trabalhar com etiquetas VOID para patrimônio. São etiquetas que evidenciam a remoção revelando a palavra VOID ao serem puxadas.

Por fim, há duas maneiras de adquirir as etiquetas de patrimônio:

Em branco ou somente com o logo da sua empresa. Neste caso, a impressão é feita na própria empresa, com ribbon de resina específico para alta resistência a atrito. A vantagem desse modo é maior possibilidade de realizar alterações nas etiquetas de acordo com os bens, e maior flexibilidade na escolha das informações impressas.

Já impressas e finalizadas. Neste caso a Promtec entrega as etiquetas prontas para aplicação. Embora não seja possível alterar os campos uma vez que o lote de etiquetas está impresso, este método é o mais recomendado, pois permite aplicar laminação sobre a impressão, o que aumenta muito a durabilidade e resistência das informações impressas. A Promtec imprime etiquetas de patrimônio com numeração sequencial e outros dados variáveis conforme a necessidade da empresa.

3. Faça o inventário

O processo de inventário consiste em aplicar as etiquetas sobre o bem enquanto anota todas as suas informações no software ou planilha. Hoje a recomendação é fazer etiquetas com códigos de barras ou QR-Code, o que permite fazer a leitura para cadastro ou atualização do bem indicado.

Essa leitura pode ser feita por leitor de código de barras especializado ou por aplicativos de celular de controle de inventário.

Alguns cuidados são importantes durante a aplicação das etiquetas de patrimônio.

- Padronize o local de aplicação. As etiquetas serão aplicadas na frente? Atrás? No canto superior direito? Para cada tipo de bem, padronize o local de aplicação para evitar tanto a perda de tempo do colaborador ao procurar a etiqueta no processo de atualização das informações como também a colocação de duas etiquetas de patrimônio no mesmo item, gerando informações conflituosas.

- Limpe o local de aplicação. Por mais forte que seja o adesivo, se você tentar colar uma etiqueta sobre uma superfície empoeirada, ela irá grudar somente na poeira. É imprescindível fazer a limpeza do local de aplicação, removendo poeira, restos de óleo, detergente e outros contaminantes. A superfície deve estar limpa e seca no momento da aplicação.

4. Estabeleça um processo para novos itens adquiridos.

Quando os novos equipamentos são adicionados ao inventário? Assim que chegam à empresa? Após a ativação ou instalação? Se a gestão do inventário deve refletir a realidade da empresa, quanto mais ágil o protocolo de inserção de novos itens, melhor.

Por que etiquetar todos os itens da empresa

Em determinado momento pode parecer desnecessário etiquetar todos os bens. Afinal, se eu vejo minha mesa e meu computador todos os dias à minha frente, por que eles precisam ganhar uma etiqueta?

Parte da resposta é que um bom sistema de gestão de patrimônio garante que eles existam também na contabilidade da empresa. O que acontece se esse material é roubado? Quando ficará obsoleto? Em quanto tempo será necessário substituir o equipamento?

A outra parte da resposta é que uma etiqueta facilita muito o trabalho de atualização do inventário de ativos imobilizados. Como saber se aquele item específico já foi verificado? Se a empresa adquiriu cinco notebooks iguais, como saber qual é qual, ou qual deles apresentou problemas? Quem era o funcionário responsável por aquele equipamento específico?

O que acontece em uma reforma, onde mesas, cadeiras e equipamentos mudam de lugar? Como evitar a contabilidade duplicada de itens? Imagine que a empresa adquiriu trinta cadeiras tipo "presidente" para os colaboradores. Será necessário movê-las todas para uma única sala para contá-las? Como dividir a tarefa de fazer a atualização das informações sem gerar refação e sobreposição de dados?

Todas essas questões se resolvem com uma simples etiqueta de patrimônio. Cada item ganha um código exclusivo, que o torna único, tanto tangível quanto digitalmente.

Vale a pena fazer etiqueta de patrimônio com RFID?

Etiquetas de RFID têm um pequeno chip embutido que agiliza o processo, pois é possível fazer a leitura das informações à distância.

O gerenciamento do patrimônio com etiquetas de RFID só faz sentido se a empresa já tem uma cultura adaptada ao RFID, etiquetando todos os itens assim que são adquiridos e com equipamentos e sistemas robustos de entrada e saída.

O controle de inventário com RFID faz sentido para grandes corporações, que lidam com um grande volume de equipamentos, a ponto de não ser necessária a inspeção visual dos equipamentos. Muitas vezes você vai estar em uma sala com o scanner, que vai encontrar dez, vinte ou trinta equipamentos de uma só vez, o que pode dificultar o trabalho de conferência periódico, em vez de facilitar. Em alguns casos poderá detectar até equipamentos em outras salas ou outros andares do prédio.

Se você está em dúvida sobre a escolha de etiquetas de RFID para gestão de patrimônio, pensando em "modernidade", a recomendação quase sempre será a opção pelas etiquetas comuns, já que RFID tem aplicação em cenários mais específicos, como bens em constante movimento para dentro e fora da empresa.

Conte com a Promtec para as etiquetas para gestão do patrimônio da sua empresa

Gestão de patrimônio é um assunto complexo, pois aborda tanto a parte contábil (ativo imobilizado, cálculo de depreciação, exaustão ou amortização) quanto o inventário físico dos bens tangíveis.

De nada adianta um software robusto se suas etiquetas de patrimônio começarem a cair ou descolar dos equipamentos, ou as informações impressas se apagarem com o tempo.

A etiqueta de patrimônio é uma ferramenta simples, mas essencial no controle dos bens e levantamento da situação financeira real da empresa.

A Promtec tem mais de 30 anos de experiência em etiquetas e materiais adesivos, e temos a opção certa para a sua necessidade, seja uma etiqueta de patrimônio comum, seja algo mais personalizado, em qualquer tamanho e com as informações que você precisa.