Os riscos do outsourcing de impressão térmica

Post atualizado em 10/2026

Outsourcing de impressão é muito comum. A empresa terceiriza a preocupação com equipamentos que emperram, suprimentos, tinta e manutenção.

No entanto, quando o assunto é impressão térmica, o contrato de outsourcing pode esconder riscos. Como etiquetas são suprimentos essenciais, sua falta pode parar toda a empresa: expedição ou logística não funcionam sem etiquetas!

Na Promtec muitas vezes atendemos clientes que precisam de etiquetas impressas com urgência para resolver questões imediatas provocadas por brechas em contratos de outsourcing feitos sem cuidado.

Neste artigo vamos abordar os principais riscos do outsourcing de impressão térmica e o que observar em um contrato para preveni-los.

A Promtec trabalha com outsourcing?

A Promtec não faz outsourcing e nem comercializa equipamentos (impressoras). Nosso negócio é fornecer a etiqueta em branco e o ribbon de impressão, ou etiquetas e rótulos já impressos, prontos para aplicação.

Optamos por tratar do assunto neste post pois temos atendido com frequência empresas que assinaram contratos de outsourcing e estão tendo problemas.

Como paliativo para manter a produção rodando, acabam obrigadas a comprar lotes de etiquetas e ribbons emergenciais fora dos contratos para poder resolver problemas particulares.

Contratos mal feitos podem tornar regra a ruptura do estoque de etiquetas e a quebra operacional, principalmente por falta de experiência ou apoio no atendimento a urgências, ou ainda podem engessar projetos. Essas são algumas das queixas mais comuns que recebemos quando conversamos com clientes que fecharam contratos de outsourcing.

Por que outsourcing de impressão de escritório funciona e de impressão térmica não?

A impressão de escritório é muito mais simples, com menos variáveis: um único material (papel sulfite), e cada equipamento suporta um único tipo de suprimento (tinta ou toner). Resta decidir apenas se a impressão será colorida ou PB, e a quantidade de folhas.

Com isso, basta um bom monitoramento de estoque para que tudo funcione muito bem (monitoramento que pode até ser feito remotamente pelo próprio fornecedor). O contrato também já prevê quebras e reposições, e pronto.

Por que isso não funciona na impressão de etiquetas?

Quando falamos em impressão de etiquetas, temos combinações que dependem dos suprimentos envolvidos, por exemplo:

• Tamanho: etiquetas podem ter qualquer tamanho necessário. Eventualmente uma mesma impressora trabalha com rolos de etiquetas em tamanhos diferentes, ou a própria impressora tem cutter (guilhotina);
• Material da etiqueta (frontal): etiquetas podem ser papel offset (sulfite), papel couchê, papéis especiais, BOPP, poliéster, Tyvek, vinil, PEAD, entre outros. O mesmo material também pode ser fornecido em diferentes gramaturas;
• Material do adesivo: há adesivos mais e menos coesos (mais "moles"), que podem exigir maior periodicidade de limpeza.
• Ribbon: cada ribbon exige uma temperatura de impressão diferente, e atua de modo diferente em conjunto com o frontal, o que pode demandar mais ou menos do equipamento.

Em um projeto maduro é possível controlar boa parte destas variações, mas até um projeto maduro deve possibilitar certa flexibilidade, pois o cenário muda, às vezes até movido por alterações na legislação.

Outro problema é que muitos fornecedores de outsourcing de impressão "também" trabalham com impressão térmica, ou seja, não têm o conhecimento e experiência necessários nas especificidades desse tipo de impressão.

Ainda nos sobra uma questão importante: o custo do fornecedor.

O menor preço exige amarras

Contratos de outsourcing podem ser economicamente viáveis quando o fornecedor consegue compras de suprimentos em grandes lotes, distribuindo-os para os clientes. Em um cenário onde cada cliente exige um setup e suprimentos diferentes, não há viabilidade para diluir este custo.

O contrato de longo prazo busca garantir o melhor preço com base no compromisso da compra e com a produção de lotes econômicos. Isso permite que seu fornecedor distribua o custo ao longo do tempo do contrato, produzindo lotes econômicos (volumes maiores, garantindo um único setup para diversos lotes — por exemplo, produz para seis meses e entrega mensalmente).

Mas se você descobrir que o modelo de etiquetas não é o ideal e precisar mudar, o prejuízo do fornecedor acabará revertido em multa para você.

Se seu projeto de etiquetagem não é maduro o suficiente, fuja deste tipo de contrato. Em vez de procurar o menor preço, busque um contrato que seja flexível e que possa se tornar econômico com a maturidade do projeto (aumento das quantidades a médio e longo prazo).

Você pode optar por fornecedores que utilizam impressão digital (que não necessita de matrizes de impressão) e que possuem métodos de acabamento que não utilizam ferramentas caras (corte plano ou corte a laser). Isso lhe garante flexibilidade no começo, ainda mantendo um preço competitivo.

Projetos de etiqueta exigem flexibilidade

Você precisava de uma etiqueta, e pensou que seu problema era simples. Até testou e homologou, e enfim fechou o contrato. Porém, descobriu que a etiqueta não funcionava como esperado.

Por exemplo, ela cai dos produtos que ficam armazenados lá nas prateleiras superiores do porta-paletes, perto do telhado (porque lá é mais quente). Ou descola quando o produto vai para a geladeira.

Viu que ela não oferece resolução suficiente para imprimir os detalhes que você gostaria. Recebeu o feedback dos clientes e percebeu que se a etiqueta fosse colorida você venderia mais.

Mesmo no caso de alterações simples, é preciso de um fornecedor que entenda do assunto e possa atender em caso de problemas.

Oferecer soluções em etiquetas é algo complexo e que exige experiência

Para conseguirmos atender à ampla carteira de mais de 2500 clientes da Promtec precisamos manter estoque de quase 100 especificações de produtos, fora as que compramos para atender a demandas pontuais.

Para conseguirmos entregar o nível de serviço que temos hoje, tivemos que aprender muito com nossos clientes, viver o dia a dia deles, e conquistar um conjunto de equipamentos e métodos de impressão e corte que não é comum em qualquer indústria de etiquetas.

Por exemplo, a Promtec tem um pátio gráfico com impressora digital e corte a laser para volumes menores, e também impressão em flexografia com facas rotativas para quantidades maiores, além de outros equipamentos que atendem a demandas mais específicas, que nos permitem atender a todo tipo de demanda.

Muitas vezes um mesmo cliente precisa de um grande volume de etiquetas de determinado material (para expedição), e uma quantidade pequena para resolver alguma questão interna (como sinalização de áreas).

Soluções para as demandas de uma empresa em constante evolução aparecem a todo momento, e um único tipo de etiqueta não vai resolver todos os seus problemas. Comece pequeno e evolua rápido. ;)

Etiquetas parecem simples produtos de prateleira, mas estão muito longe disso. Especificar um novo projeto de etiquetagem exige muito conhecimento e experiência: homologação, paciência, evolução.

Echeverias van Kampen, um exemplo de projeto em constante mudança

Um de nossos clientes, produtor de plantas, começou com um pedido simples em 2015: 300 mil etiquetas em dois modelos, apenas com o código de barras e o nome do produto. Aparentemente o cenário ideal para um contrato de outsourcing.

Meio ano depois, uma nova demanda: etiquetas coloridas com os nomes dos meses para controle de produção (etiquetas FIFO). A quantidade era menor, mas a variação maior. Pouco depois, descobrimos que uma das cores não suportava a constante exposição aos raios UV e se apagava com o tempo. Alteramos e corrigimos o problema. Um ano depois, o tamanho das etiquetas coloridas foi alterado, por uma mudança no suporte onde eram aplicadas no cliente.

No ano passado, outra solicitação: etiquetas duráveis, permanentes, para a sinalização de canteiros, que fizemos em poliéster. Este ano, com uma mudança exigida pela cooperativa de flores da qual faz parte, nosso cliente passará a imprimir ele mesmo as etiquetas com maior variação, e mudamos para etiquetas coloridas. Com a evolução das vendas, a quantidade de etiquetas também aumentou 30% a cada ano.

Como podemos observar, mesmo uma empresa pequena pode ter diferentes demandas de material e métodos de impressão. Um contrato de outsourcing, mais rígido, não seria capaz de atender ao cliente.

Projetos de etiquetas evoluem e exigem flexibilidade. Seu fornecedor tem portfólio e experiência suficiente para te ajudar?

Controlando estoque: etiquetas são itens de demanda variável

Muitos contratos de outsourcing trabalham com uma quantidade fixa de etiquetas por mês, o que não reflete a situação real na fábrica. Todo mercado tem certa sazonalidade, picos e vales de vendas e produção. Por exemplo, indústrias de doces vendem mais no meio do ano e páscoa, enquanto agroindústrias estão atreladas aos meses de safras.

Em um mês ruim, o lote mínimo no contrato de outsourcing é muito alto. Seus estoques já estão cheios e você precisa achar espaço para armazenar etiquetas. Suas vendas aceleraram, você precisa de um lote complementar, mas o fornecedor não tem prazo para te atender com rapidez ou emergencialmente.

Como tratar estas questões no contrato?

Se o volume cair, você vai desejar receber um lote menor que o combinado? Se o volume subir, seu fornecedor vai ter matéria-prima e disponibilidade de máquina para te atender? Você quer que ele tenha estoque a pronta entrega? Caso aconteçam alterações no projeto, você vai bancar esse estoque já produzido?

Outra questão importante: seu fornecedor está em que nível da cadeia? Ele produz as etiquetas, ou apenas as revende? Que poder ele tem para alterar a fila da produção?

Quem gerencia o estoque, você ou seu fornecedor?

Se você é quem vai gerenciar o consumo, problemas à vista. Além de se atentar de perto à sazonalidade da sua produção, você terá que lidar com o risco de quebras e emperramentos pararem a sua produção.

Isso porque impressoras de etiquetas demandam uma atenção ao desgaste das peças e um cuidado periódico, principalmente na limpeza do cabeçote. No entanto, são poucos fornecedores em contratos de outsourcing que prestam atenção a este detalhe.

Tecnicamente, é simples de resolver. Todos os equipamentos de porte industrial e boa parte dos equipamentos de mesa possuem um contador interno de metros de etiqueta impressa, número que pode até mesmo ser acessado remotamente com a configuração correta. Com isso é possível prever com facilidade o momento ideal de manutenção preventiva dos equipamentos, o que, na maioria das vezes, não acontece.

O custo que inviabiliza todo esse cuidado

Se você fechar o contrato mais barato, provavelmente vai ter problemas em casos de aumento de demanda. Para conseguir o menor custo, o fornecedor definiu os lotes mínimos de de compra e prazos confortáveis para a produção dos itens, para não sobrecarregar a produção.

Para garantir o valor do contrato, você será obrigado a comprar um excedente grande em meses ruins, ou se fizer alterações no projeto. Por outro lado, demandas emergenciais vão sair bem caras.

Quando você enviou a planilha de consumo, usou números reais, com margens que correspondem à realidade, ou apenas uma estimativa? Antes de fechar um contrato, revise com cuidado os números, pois lotes emergenciais custam caro.

Por que produzir com prazo mínimo custa mais

Na Promtec entendemos bem de demandas emergenciais, pois recebemos muitas demandas assim, inclusive para atender empresas com contratos de outsourcing com outros fornecedores. Fazemos de tudo para conseguir entregar no prazo apertado para não interromper o fluxo de produção dos clientes, mas é claro que isso tem um custo:

• PCP (Planejamento de Controle de Produção): o trabalho de planejamento será multiplicado, pois uma produção emergencial exige um gerenciamento próximo para evitar que o pedido fique em filas de espera entre as etapas de produção.
• Equipamentos de produção: um pedido emergencial nem sempre vai rodar no equipamento mais econômico, mas naquele com espaço de produção disponível. Isso pode significar em uma hora-máquina mais cara.
• Mão de obra: por serem menos tolerantes a falhas, será necessário alocar profissionais seniores para cuidar da produção, que pode exigir também horas-extras. Um pedido urgente também demanda mais da equipe de vendas, para atualizar e tranquilizar o cliente do status do pedido.
• Matéria-prima: Quando não há tempo para aguardar a chegada da matéria-prima, pode ser necessário rodar em material superior.
• Logística: O custo de logística está diretamente ligado ao prazo. Prazos maiores permitem distribuir os pedidos em rotas mais econômicas. Entrega rápida exige enviar carro, moto ou despachar via avião imediatamente.

Contratos de outsourcing são econômicos porque prevêem quantidades estáveis de suprimentos, o que diminui muito os custos. Seu fornecedor está disposto a quebrar a programação para atender a sua urgência?

Seu contrato é de outsourcing ou só um leasing?

Se seu contrato não prevê manutenção preventiva, limpeza, peças de reposição, conferência periódica dos parâmetros ideais (velocidade, temperatura e pressão), reforço periódico para os operadores das impressoras e nem equipamento de backup, então ele não é um contrato de outsourcing, é apenas um contrato de locação ou leasing.

Seu fornecedor na verdade te ofereceu apenas uma forma de aquisição do equipamento diluindo em mais parcelas, melhorou seu CAPEX, mas esta é uma forma totalmente obsoleta de fazer "outsourcing". Qual problema de verdade seu fornecedor resolve? Ou a operação destes equipamentos continuará sendo um gargalo na sua produção?

Qual é a solução ideal em projetos de impressão térmica?

Há duas formas principais de trabalhar com etiquetas.

• Comprar as etiquetas prontas. Neste caso, você não precisa se preocupar com qualquer tipo de equipamento, apenas gerenciar o estoque de etiquetas e nos informar os parâmetros dos dados variáveis. Muitos dos clientes da Promtec preferem trabalhar deste modo, com contratos flexíveis, ou até mesmo individualizados compra a compra.
• Fazer a impressão térmica no local. Muitas vezes os dados variáveis são gerados somente no momento da venda, ou da produção, nestes casos é preciso que a impressora esteja na empresa.

Neste caso, nossa recomendação é começar alugando a impressora, sem atrelar o contrato ao fornecimento ou quantidade de etiquetas e ribbons, para evitar amarras contratuais e os riscos comentados neste artigo. Outra opção é comprar a impressora, o que exige um custo inicial, mas pode ser vantajoso a médio e longo prazo.

De qualquer modo, o importante é encontrar um fornecedor parceiro para as impressoras, com um bom serviço de pós-venda. Impressoras são equipamentos críticos que trabalham sob regime intenso. Peças desgastam e quebram, e você pode precisar de reposição.

Por isso, escolha boas marcas de impressoras, com ampla representação no Brasil. A disponibilidade de suporte e assistência técnica é o mais importante nessa escolha.

Já para as etiquetas, procure especialistas, como a Promtec. Um bom projeto de etiquetas permite que o time todo dê sugestões e feedback durante o processo. Você pode descobrir que uma mudança na etiqueta gera um ganho de produtividade, evoluindo o projeto.

Você irá perceber o quão prático é o uso de etiquetas e acabará percebendo que pode organizar e otimizar diversos outros departamentos com novas etiquetas.

Conclusão: outsourcing não é a melhor opção para projetos iniciais

Outsourcing de impressão térmica não é necessariamente ruim. Há empresas idôneas que prestam um bom serviço, mas você não vai conseguir o menor preço. É mais importante ter um parceiro ágil do que barato.

No entanto, todo contrato de outsourcing busca certa previsibilidade nos suprimentos e formatos, o que não acontece em um projeto inicial ou pouco maduro.

Com um projeto maduro você saberá as etiquetas que você necessita na empresa, assim com sua sazonalidade e variação, então você pode fechar um contrato de outsourcing sólido, com todos os pontos previstos em contrato.

Conte sempre com a Promtec. Temos mais de 37 anos de experiência em materiais adesivos, rótulos e etiquetas, e uma equipe altamente especializada em encontrar as melhores soluções, com o melhor custo-benefício. Fale com um consultor!