Uma impressora central ou várias distribuídas: o que é melhor?

Post atualizado em 11/2017

Com as etiquetas adesivas ganhando cada vez mais espaço em diversos segmentos, muitos negócios precisam tomar uma decisão estratégica: comprar uma impressora de porte industrial que atenda a toda a demanda de etiquetagem, ou comprar várias impressoras menores distribuídas em salas diversas? Vamos conhecer melhor as vantagens e desvantagens de cada modelo.

Sistema centralizado - Impressora única e robusta

O sistema de impressão centralizado é o mais simples de implementar. A empresa compra uma única impressora de etiquetas de porte industrial. Essas impressoras são bastante robustas, suportam rolos maiores de suprimentos e têm uma velocidade alta de impressão.

No sistema centralizado, todas as etiquetas são impressas em um único ambiente. São impressoras quase sempre conectadas em rede, ou seja, os funcionários podem enviar o pedido de impressão de qualquer sala.

O custo inicial é alto, mas os custos de manutenção são menores.

Vantagens

- Manutenção facilitada: Sendo um único equipamento, a sua manutenção é facilitada. Com um contrato de manutenção preventiva, a impressora é removida a cada seis meses para manutenção, deixando outro equipamento no lugar.

- Controle de Suprimentos: Permite um maior controle do estoque de etiquetas, ribbons e outros materiais.

- Controle da impressão: Os relatórios de impressão são gerados com facilidade. Também simplifica o controle de dados variáveis sequenciais como números de série e lote.

Desvantagens

Único ponto de ruptura (gargalo): Se o equipamento quebrar ou apresentar problemas, a produtividade da empresa pode sofrer. Com um único ponto de impressão isso também pode se tornar um gargalo se a demanda for maior que a capacidade.

Pode ser ineficiente: Principalmente se as etiquetas não forem utilizadas naquele mesmo ambiente.

Solução com "modelo único" de etiquetas: As vantagens de uma impressora industrial se perdem se for necessário trocar o rolo de etiquetas e ajustar as configurações a cada impressão. Por isso essa solução demanda um único modelo de etiqueta para todas as necessidades da empresa.

É o sistema ideal se...

Se a sua empresa tem baixa demanda de etiquetas, ou se o único uso de etiquetas na empresa acontece em um mesmo local (no recebimento ou despacho, por exemplo), esse é o sistema que trará maior ganho de eficiência.

Também é recomendado se você imprime grandes lotes de etiquetas de uma vez. Nesse caso, recomendamos adquirir também uma rebobinadora, para levar as etiquetas em rolos até o ponto de utilização.

Sistema distribuído - Diversas impressoras individuais

O sistema distribuído utiliza várias impressoras do tipo "desktop". São pequenas (cerca de 10cm³, menores que uma caixa de sapato), geralmente ligadas a computadores ou laptops. Algumas dessas impressoras também podem ser ligadas diretamente em rede.

No sistema distribuído há uma impressora para cada ponto de utilização. Ou seja, em cada sala onde se utilizam etiquetas há uma impressora pronta para uso.

O custo inicial é mais baixo, pois é possível implementar o sistema gradativamente, em etapas. No entanto, o custo de manutenção pode ser mais alto.

Vantagens

Agilidade e eficiência: Os funcionários podem imprimir e utilizar as etiquetas sob demanda, o que aumenta a agilidade da operação (eles não precisam se deslocar até outra sala para buscar as etiquetas).

Menos erros: Não há o risco de pegar as etiquetas erradas ou de confundir. Os profissionais podem se manter focados na tarefa, sem distrações que ocorreriam ao buscar as etiquetas.

Flexibilidade: Cada etiqueta pode ser única para aquele ponto de utilização. Com isso você pode ter etiquetas de tamanhos diferentes de acordo com a necessidade, ou controle por cores em cada ponto do processo.

Sistema adaptável: Com várias pequenas etiquetas, é possível fazer modificações ao processo com bastante agilidade.

Desvantagens

Maior manutenção: Impressoras desktop são menos robustas e exigem mais manutenção, o que não é tão simples quando as várias impressoras estão espalhadas pela empresa. É preciso montar uma agenda de manutenção preventiva.

Controle de suprimentos: O controle dos suprimentos (etiquetas e ribbons) é um pouco mais complexo, já que sua utilização não é centralizada.

É o sistema ideal para você se...

Se a sua empresa utiliza etiquetas em vários processos diferentes, ou se as etiquetas são aplicadas em diferentes pontos da planta, um sistema distribuído pode trazer grande agilidade à operação.

Exemplo: clínicas e hospitais

Clínicas e hospitais utilizam muitas etiquetas: são etiquetas de crachás na recepção, para identificação de medicamentos, exames, etiquetas com informações sobre os pacientes, e com dados imprescindíveis sobre os equipamentos utilizados cotidianamente.

Se um hospital utilizar um sistema centralizado há grande risco de problemas, pois ao deixar o ambiente para ir buscar a etiqueta correspondente a determinado exame e paciente, a equipe de enfermagem pode pegar a etiqueta errada (solicitada por outra equipe, por exemplo). No melhor caso, isso provoca atrasos e inconvenientes aos pacientes. No pior, pode provocar um terrível erro médico.

Em clínicas e hospitais é recomendado o sistema distribuído. Assim a equipe laboratorial não deixa o ambiente de trabalho para buscar etiquetas, o que diminui muito a probabilidade de erros de identificação. Uma impressora em cada ambiente também garante mais agilidade à equipe, que pode dedicar toda a sua atenção ao paciente.

Exemplo: controle de qualidade simples

Uma linha de montagem utiliza etiquetas adesivas para controle de qualidade em dois pontos diferentes, A e B. As etiquetas são simples: o fundo é verde para produtos aprovados e vermelha para rejeitados. As letras "A" ou "B" são impressas na etiqueta, além da data.

Nesse caso um ambiente centralizado pode ser vantajoso. Uma impressora industrial imprime no começo do turno todas as etiquetas, que são rebobinadas e entregues às equipes. Desse modo, o funcionário responsável pelo controle de qualidade não precisa se preocupar com a impressão das etiquetas.

Exemplo: controle de qualidade com número de série e despacho

Vamos imaginar um outro cenário: uma linha de montagem de carros de luxo. Cada carro fabricado tem um cliente específico que escolheu a cor do estofado e acabamento do painel. Ao chegar na última etapa, um funcionário escaneia uma etiqueta de código de barras e verifica em um painel todos os dados daquele carro e da escolha do cliente. Também pode escanear etiquetas individuais aplicadas durante a montagem de cada peça para checar se todos os componentes estão de acordo com o pedido. Se estiver tudo em ordem, a impressora imprime uma etiqueta com os dados do cliente e despacho, e o carro é enviado para os testes.

Neste cenário, cada parte da linha de montagem vai imprimir uma etiqueta exclusiva para aquele carro, por isso é recomendado um sistema distribuído de impressão.

Como podemos ver, não existe um sistema de impressão recomendado para todos os cenários. Cada um tem suas vantagens e desvantagens. Se você precisa de diferentes modelos de etiquetas adesivas para a sua empresa, fale com a gente!